Entendimento da gestão da força de trabalho: um guia completo

Envolva sua equipe e aumente a produtividade com uma solução de gestão da força de trabalho dinâmica

Antecipar o que sua força de trabalho precisará na próxima semana, no próximo mês ou daqui a anos exige mais do que perspicácia empresarial e intuição. A gestão da força de trabalho é um equilíbrio delicado entre o dimensionamento adequado da equipe e a demanda do cliente. Se você está com falta de pessoal e precisa de mais colaboradores para dar conta da carga de trabalho ou tem um quadro generoso que não consegue justificar, é importante encontrar o equilíbrio certo para manter a eficiência, ao mesmo tempo em que mantém seus clientes e colaboradores satisfeitos.

Nosso guia explora como o software de gestão da força de trabalho é parte integrante do planejamento da sua organização. Também sugerimos perguntas específicas a serem feitas ao avaliar a melhor plataforma para o seu negócio.

O que é gestão da força de trabalho?

A gestão da força de trabalho é a prática de otimizar os colaboradores de uma organização para melhorar a produtividade, a eficiência e o desempenho geral do negócio. As atividades de gestão da força de trabalho incluem planejar turnos, acompanhar a presença, prever as necessidades de mão-de-obra e gerenciar o compliance.

O que é uma solução de gestão da força de trabalho?

A gestão da força de trabalho tradicional dependia de processos impressos ou planilhas para rastrear manualmente atividades dos colaboradores, como licenças, presença e padrões de turno. Mas essas tarefas repetitivas sobrecarregam a gestão e os departamentos de Recursos Humanos para manter os registros precisos e atualizados.

Uma solução de gestão de trabalho é uma plataforma de software que ajuda as empresas a automatizar e otimizar os processos de gestão da força de trabalho. É uma abordagem mais produtiva que elimina o risco de erro humano.

Por que a gestão da força de trabalho é importante?

O conceito de gestão da força de trabalho remonta ao final da década de 80, quando gestores de call center exploraram novas formas de aumentar a eficiência de suas equipes. Desde então, ela foi amplamente adotada em muitos outros setores devido aos diversos benefícios da gestão da força de trabalho:

1. Impulsionar o engajamento

A Gallup relata que o estresse dos trabalhadores atingiu níveis recordes desde a pandemia, com 52% dos colaboradores dos EUA e do Canadá pesquisados relatando ter sentido estresse no dia anterior. O engajamento do colaborador agora é uma prioridade máxima para os empregadores que enfrentaram desde a Grande Renúncia até o “abandono silencioso”, enquanto os colaboradores buscam reduzir o estresse e retomar o controle sobre seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Em resposta, os empregadores têm a missão de criar um ambiente de trabalho onde cada colaborador possa prosperar. A gestão da força de trabalho está no centro dessa cultura de apoio, capacitando os colaboradores a:

Assumir o controle de suas escalas
Solicitar folgas
Colaborar de forma eficaz com os membros da equipe

2.Garantir o compliance

Qualquer organização deve planejar suas atividades da força de trabalho de acordo com as leis e regulamentações trabalhistas do seu estado ou região. Isso pode estar relacionado a:

Horas de trabalho
Salário mínimo
Direitos a licenças
Padrões de saúde e segurança

As ferramentas de gestão da força de trabalho permitem que os gestores monitorem e acompanhem o compliance, garantindo que a organização opere dentro dos limites legais.

3. Apoiar o trabalho híbrido

O modelo de trabalho híbrido vem ganhando ritmo desde a pandemia, conforme os empregadores e colaboradores reconhecem o valor de trabalhar em casa por pelo menos parte da semana. Pesquisas da Gallup mostram que 60% dos trabalhadores com capacidade para trabalho remoto estavam totalmente no local em 2019, mas isso caiu para apenas 20% em 2023.

Conforme o trabalho híbrido se torna mais comum, as soluções de gestão da força de trabalho são essenciais para gerenciar equipes remotas e mantê las alinhadas com o restante da organização.

4. Reduzir custos operacionais

As ferramentas de gestão da força de trabalho fornecem insights detalhados e em tempo real sobre como, quando e onde seus colaboradores são alocados em toda a organização.

Ao gerenciar horas extras, reduzir tempos ociosos e otimizar planejamento de escalas, as organizações poderão reduzir os custos do trabalho em consonância com as metas financeiras e os orçamentos da empresa.

5. Aumentar a produtividade da força de trabalho

Com uma solução de gestão da força de trabalho, as empresas têm visibilidade em tempo real da sua força de trabalho. Com recomendações de planejamento de escalas com IA e a capacidade de tomar decisões baseadas em dados, os colaboradores são melhor aproveitados, o que melhora a produtividade e a eficiência da organização.

Esse aumento de produtividade dos colaboradores é essencial para empresas que buscam fazer a transição para uma semana de trabalho de quatro dias, usando uma estrutura de 100% do salário, 80% das horas e 100% da produtividade. A Microsoft Japan aumentou a produtividade em 39,9% em 2019 tornando isso uma solução viável, e muitos outros países agora estão testando sua própria abordagem para a semana de quatro dias.

6. Usar a automação

A gestão da força de trabalho eficaz abrange todos os aspectos do ciclo de vida do colaborador, desde o recrutamento e a integração até a aposentadoria. As melhores soluções de gestão da força de trabalho se integrarão a outras tecnologias essenciais de RH, como gestão de capital humano (HCM) e/ou sistemas de folha de pagamento. Essa abordagem cria uma solução unificada que:

Otimiza processos-chave
Reduz a entrada manual de dados
Melhora a precisão

Ao automatizar essas tarefas, os gestores poderão se concentrar em aspectos mais críticos da gestão da força de trabalho, como a satisfação e o engajamento dos colaboradores.

Quais são os principais objetivos da gestão da força de trabalho?

Empresas interessadas em implantar uma solução de gestão da força de trabalho têm objetivos específicos para impulsionar a implementação. Os objetivos estratégicos mais comuns incluem:

Fazer previsões precisas da força de trabalho

Da demanda sazonal ao impacto da IA generativa, as empresas enfrentam flutuações nas necessidades de pessoal e precisam encontrar uma forma de prever com precisão suas futuras demandas de mão-de-obra.

As soluções de gestão da força de trabalho podem ajudar a atingir esse objetivo analisando:

Dados históricos
Próximos eventos
Lacunas nas competências
Outros fatores que afetam os níveis do quadro de funcionários

Ao prever com precisão as necessidades de mão-de-obra, as organizações poderão otimizar o planejamento de escalas para minimizar custos e maximizar a produtividade.

Alcançar o compliance

Como os requisitos trabalhistas estão em constante evolução, as empresas devem acompanhar quaisquer alterações regulatórias para cumprir suas obrigações de compliance. Falando em um webinar, Matthew Grabowski, Consultor de aplicações de gestão da força de trabalho, explica:

“Na UKG, estamos totalmente focados em garantir o cumprimento de regulamentações estaduais e federais. Uma empresa com a qual trabalho teve mais de US$ 38 milhões em multas nos últimos seis anos. Portanto, o compliance é a questão mais importante agora quando analisamos a gestão da força de trabalho.”

Inspirar uma cultura de ação

Com o ritmo acelerado dos negócios modernos, as organizações não podem esperar para ver o que acontecerá a seguir. Para se manterem competitivas no mercado, elas devem adotar uma abordagem proativa antecipando e enfrentando os desafios e as oportunidades que surgirem.

Com as ferramentas e os dados certos à disposição, os gestores podem tomar decisões rápidas, informadas e éticas para alcançar metas de negócios e inspirar inovação nas equipes. Isso impulsiona o crescimento dos negócios e cultiva uma cultura de trabalho que valoriza iniciativa, visão estratégica e melhoria contínua.

Superar barreiras para expansão global

Ao expandir seus negócios para diferentes países ou novos mercados, sua organização provavelmente enfrentará alguns obstáculos. Há muitos fatores a considerar, desde diferenças de idioma e culturais até riscos de compliance e requisitos regulatórios relacionados ao setor.

As soluções de gestão da força de trabalho superam essas barreiras, com ferramentas para:

Facilitar a comunicação entre países
Simplificar o planejamento de escalas em vários fusos horários
Garantir compliance com as leis trabalhistas locais

Com um sistema robusto de gestão de colaboradores, você poderá expandir suas operações comerciais sem se preocupar em perder o controle sobre a força de trabalho global.

Melhorar a eficiência

A eficiência impacta diretamente o resultado financeiro da sua organização. Redução de desperdício, maior rapidez na entrega e menos tempo ocioso economizarão seu dinheiro, liberando recursos para investir em outras áreas do negócio. Embora processos simplificados estejam indiscutivelmente ligados à produtividade, os níveis de energia e os padrões de trabalho preferidos dos colaboradores também são críticos.

Os empregadores podem liberar eficiência ao dar aos colaboradores acesso a sistemas de gestão da força de trabalho, permitindo que troquem de turno, solicitem folgas e aprimorem seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional em apenas alguns cliques. A capacidade de gerenciar de forma independente os horários dos colaboradores promove um senso de autonomia na força de trabalho — um fator-chave para impulsionar a produtividade e o engajamento, com excelente retorno sobre o investimento.

Estudo de caso: a Nucleus Research realizou uma análise de ROI de 11 implantações de gestão da força de trabalho, que revelou que cada dólar gasto em gestão da força de trabalho gerou US$ 12,24 em benefícios, economia de tempo, retenção, engajamento e folha de pagamento. As empresas podem esperar obter retorno do investimento em apenas cinco meses.

Quais são as principais funções e recursos de uma solução de gestão da força de trabalho?

O mercado de software oferece inúmeras soluções de gestão da força de trabalho, cada uma com diferentes recursos e funcionalidades para escolher. Embora as opções possam parecer infinitas, você pode esperar que uma solução de gestão da força de trabalho de qualidade, como o UKG Pro® Workforce Management, tenha as seguintes características principais em comum:

Horário e controle de ponto

O rastreamento de horários é um elemento fundamental da gestão da força de trabalho que se integra à folha de pagamento. Permite que as empresas registrem com precisão as horas que os colaboradores trabalham. Com a automação do controle de ponto para trabalhadores horistas e assalariados, os empregadores poderão:

Reduzir erros de acompanhamento manual e de entrada de dados
Eliminar o furto de horas
Cumprir as leis trabalhistas

O acompanhamento de presença também fornece insights sobre padrões de ausências planejadas, incidentais e prolongadas. Os gestores podem identificar áreas a serem aprimoradas, como lidar com atrasos crônicos ou reduzir o absenteísmo não planejado dos colaboradores.

Planejamento de escalas

O planejamento de escalas é uma tarefa complexa influenciada por: ;

Disponibilidade do colaborador
Preferências de turno
Regulamentações trabalhistas

Recomendações de planejamento de escalas com IA permitem que os empregadores criem escalas otimizadas para os colaboradores em minutos, em vez de horas. Com melhor visibilidade dos requisitos de pessoal, os gestores podem evitar situações de excesso ou falta de pessoal, resultando em redução de custos e aumento da produtividade.

Além disso, recursos de planejamento de escalas de colaboradores, como autosserviço e troca de turnos, permitem que a equipe trabalhe em horários flexíveis, levando a maior satisfação no trabalho e maior engajamento.

Analíticos

Os analíticos de gestão de mão-de-obra oferecem às organizações insights valiosos sobre os dados da sua força de trabalho. Com painéis e relatórios personalizáveis em tempo real, os empregadores podem acompanhar indicadores-chave de desempenho como custo do trabalho, níveis de produtividade e tendências de horas extras. Esses insights orientados por dados capacitam os gestores a tomar decisões estratégicas que estejam alinhadas com as metas e objetivos da organização.

Comunicação com o colaborador

Dê voz às suas pessoas ao possibilitar um diálogo aberto entre gestores e colaboradores. As soluções de gestão da força de trabalho oferecem ferramentas de comunicação integradas, como chats em grupo, mensagens diretas e anúncios para toda a empresa, para informar os colaboradores sobre horários, solicitações de folga, trocas de turno e outras notícias ou mudanças importantes na política da empresa. Esse recurso também permite que os gestores coletem feedback crucial dos colaboradores.

Planejamento estratégico da força de trabalho

Conforme as lacunas de competências aumentam e o quadro de funcionários muda, os empregadores devem se comprometer com o planejamento da força de trabalho para antecipar necessidades futuras. O software de gestão da força de trabalho ajuda líderes de RH e gestores com o planejamento de capacidade e o orçamento de carga de trabalho com base em:

Dados históricos
Restrições orçamentárias
Metas de negócios

Essa abordagem estratégica de previsão de demanda permite que as organizações se adaptem rapidamente a ambientes de negócios em mudança e se mantenham à frente da concorrência.

Como a gestão da força de trabalho varia de acordo com o setor ou o tamanho da empresa?

A otimização da força de trabalho é uma prática recomendada para qualquer tipo de organização, em qualquer setor. Por exemplo:

Empresas do varejo podem estar preocupadas em criar um modelo de trabalho que se adapte às flutuações na demanda dos clientes e às disrupções econômicas.
Organizações de saúde podem querer uma solução que se apoie em dados para resolver problemas de falta de pessoal.
As empresas de manufatura podem querer aprimorar seus processos de planejamento de escalas para reter colaboradores qualificados por mais tempo.

Além das diferenças entre setores, sua abordagem de gestão da força de trabalho também pode variar conforme o tamanho da sua organização:

Pequenas empresas

Pequenas empresas devem considerar o seguinte:

Restrições orçamentárias: : pequenas empresas frequentemente têm recursos limitados e podem se beneficiar de ferramentas de gestão da força de trabalho de baixo custo e fáceis de implementar.
Simplicidade e usabilidade: ferramentas e processos devem ser fáceis de usar, pois pequenas empresas frequentemente não têm pessoal especializado para gerenciar sistemas complexos de gestão da força de trabalho nem tempo para se dedicar ao treinamento.
Necessidades básicas de compliance: garantir o compliance com as leis e regulamentações trabalhistas federais pode ser mais simples para equipes menores.

Empresas de médio porte

Conforme a empresa cresce, o sistema de gestão da força de trabalho deve ampliar facilmente para acomodar mais colaboradores e planejamentos de escalas mais complexas. Algumas considerações essenciais incluem:

Capacidade de integração: sincronizar sua solução de gestão da força de trabalho com outros sistemas, como plataformas de folha de pagamento e HRIS (Sistema de Gestão de RH), otimiza processos e elimina redundâncias de dados. Conforme sua empresa cresce, você também pode precisar de integrações robustas com sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou de planejamento de recursos empresariais (ERP).
Gestão de compliance aprimorado: conforme a força de trabalho cresce, gerenciar o compliance torna-se mais complexo e crucial.
Coordenação departamental: diferentes departamentos ou filiais podem ter necessidades variadas de gestão da força de trabalho, e seu sistema deve atender a essa diversidade.

Grandes empresas

Organizações empresariais geralmente têm necessidades de planejamento de escalas mais complexas, com múltiplos turnos, locais e cargos. Garanta que sua solução de software de gestão da força de trabalho atenda ao seguinte:

Relatórios avançados: análises sofisticadas podem acompanhar a produtividade, o custo do trabalho e outros indicadores-chave de desempenho.
Personalização: cada organização é única, e sua gestão da força de trabalho deve ser capaz de acomodar processos e políticas organizacionais específicos.
Gestão de compliance abrangente: grandes organizações frequentemente atuam em várias jurisdições, tornando a gestão de compliance mais complexa.
Portais de autoatendimento do colaborador: capacite os colaboradores dando acesso a planejamento de escalas, solicitações de licença e outras funções básicas de RH.

Como escolher uma solução de gestão da força de trabalho

Com um mar de opções disponíveis, selecionar a solução de gestão da força de trabalho certa para sua organização pode ser um desafio. Vale a pena conduzir uma pesquisa extensa sobre uma lista restrita de ferramentas de gestão da força de trabalho e colocá las em comparação umas com as outras antes de investir. Segue uma lista de verificação para orientar você durante o processo de avaliação de gestão da força de trabalho:

Principais recursos

Quais necessidades específicas de gestão da força de trabalho nossa organização e o quão bem a solução as atende?
A solução oferece flexibilidade e personalização para se adaptar às necessidades específicas do nosso setor e operacionais?
Quais recursos a solução oferece para agilizar e melhorar processos como planejamento de escalas, controle de ponto e gestão de licenças?

Preço

Qual é o custo total da solução, incluindo configuração, assinatura e quaisquer taxas adicionais?
Como a estrutura de preços se alinha ao tamanho da organização e às restrições de orçamento?
Há opções de precificação flexíveis que aumentam conforme o crescimento da organização?

Compliance

Como a solução garante compliance com as leis trabalhistas relevantes e as regulamentações do setor?
Como o sistema é atualizado quando esses requisitos legais mudam?
Há recursos para ajudar a gerenciar regras sindicais, horas extras e outros aspectos relacionados ao compliance?

Integrações

A solução integra-se facilmente com os sistemas existentes de RH, folha de pagamento e empresarial?
Como ele lida com compartilhamento e sincronização de dados entre diferentes plataformas?
Há APIs ou outros suportes técnicos para integrações personalizadas, se necessário?

Experiência do colaborador

A plataforma é intuitiva para novos usuários?
Que feedback os colaboradores forneceram sobre sua experiência?
Há recursos que atendam especificamente à melhoria do engajamento e da satisfação do colaborador?

Escalabilidade

Quão bem a solução pode se adaptar ao crescimento da organização e às necessidades em mudança?
Há limites para o número de usuários, locais ou volume de dados?
O sistema pode lidar com estruturas organizacionais complexas conforme a empresa cresce?

Segurança e privacidade de dados

Quais medidas a solução utiliza para proteger dados sensíveis dos colaboradores?
A plataforma está em conformidade com regulamentações de privacidade de dados como o GDPR ou o CCPA?
Como o sistema lida com backups de dados, recuperação e respostas a violações?

Suporte ao cliente e treinamento

Que tipo de suporte ao cliente é oferecido? Por exemplo, suporte telefônico 24 horas por dia, 7 dias por semana, chat ao vivo ou base de conhecimento comunitária.
Há recursos e programas de treinamento abrangentes disponíveis para administradores e usuários finais?
O que outros clientes dizem sobre a experiência deles com a eficácia do suporte e treinamento?

Otimize a gestão da força de trabalho com a UKG

O UKG Pro Workforce Management facilita colocar suas pessoas em primeiro lugar. Nossa plataforma oferece uma abordagem personalizável para gestão da força de trabalho, o que significa que você pode ajustar regras e recursos para atender às necessidades específicas do setor e da organização. Seja para acompanhar a frequência, melhorar a alocação de recursos ou aumentar a produtividade, nossa plataforma de gestão da força de trabalho oferecerá uma experiência superior para todos.

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