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Como ter sucesso nos negócios com uma plataforma robusta de gestão da força de trabalho

Quando um treinador manda um time de futebol para o campo, ele não escala apenas uma seleção aleatória de jogadores. Em vez disso, ele seleciona cuidadosamente uma equipe com a combinação perfeita de habilidade, experiência e trabalho em equipe para vencer o jogo.

O local de trabalho moderno não é diferente. Para ter sucesso nos negócios, uma empresa deve usar uma estratégia bem elaborada de gestão da força de trabalho para selecionar a combinação perfeita de colaboradores e recursos. Essa estratégia envolve analisar dados, otimizar processos e tomar decisões informadas para garantir que as pessoas certas estejam no lugar certo no momento certo.

Este guia explora os benefícios e desafios da gestão da força de trabalho, suas principais funções e como escolher a melhor plataforma de gestão da força de trabalho para sua organização.

O que é gestão da força de trabalho?

Gestão da força de trabalho é o processo de planejar, programar e acompanhar as tarefas dos colaboradores para otimizar a produtividade e a eficiência dentro de uma organização. Envolve gerenciar níveis de quadro de funcionários, escalas de trabalho, horário, presença, desempenho e muito mais, para garantir que as melhores pessoas estejam no lugar certo no momento certo e equipadas com os recursos de que precisam para desempenhar suas funções. Isso é fundamental para empresas de todos os tamanhos quando os objetivos são introduzir processos simplificados e aumentar a eficiência geral.

Quais são as principais funções da gestão da força de trabalho?

Quais são os benefícios da gestão da força de trabalho?

Você consegue administrar sua empresa sem um sistema robusto de gestão da força de trabalho? Possivelmente — se você possui um microempreendimento ou tem uma queda pelo caos. Mas, por fim, a gestão da força de trabalho traz inúmeros benefícios, incluindo os seguintes:

Maior eficiência e produtividade

No cerne, as ferramentas de gestão da força de trabalho foram elaboradas para transformar a produtividade operacional, garantindo que a organização funcione no seu melhor. Nenhuma conversa sobre produtividade estaria completa sem discutir como a IA se alinha às práticas tradicionais de gestão da força de trabalho para impactar os resultados do negócio. Por exemplo, a Brookings Institution explorou o papel da IA no aumento da produtividade dos colaboradores em diversos setores, concluindo que engenheiros de software agora podem programar até duas vezes mais rápido, enquanto economistas podem ser 10 a 20% mais produtivos ao usar grandes modelos de linguagem.

Estratégias bem-sucedidas de gestão da força de trabalho levarão em consideração os pontos fortes e as limitações dos colaboradores e aproveitarão o potencial de tecnologias como a IA para aprimorar operações e cronogramas de produção.

Maior satisfação e engajamento dos colaboradores

O engajamento do colaborador tem sido há muito tempo um problema no ambiente de trabalho moderno. A pesquisa da Gallup destaca que apenas 23% dos colaboradores no mundo estão engajados no trabalho, 59% não estão engajados e 18% estão ativamente desengajados. Embora vários fatores influenciem o engajamento, a gestão da força de trabalho desempenha um papel significativo no apoio à satisfação dos colaboradores e na prevenção do burnout. Ao otimizar escalas, oferecer oportunidades para que cada colaborador gerencie sua carga de trabalho e reconhecer a importância dos intervalos, a gestão da força de trabalho poderá promover o bem estar e o engajamento dos colaboradores no trabalho.

Insights mais profundos sobre a força de trabalho

Sistemas de gestão da força de trabalho coletam grandes volumes de dados, permitindo que os empregadores obtenham insights valiosos sobre suas operações comerciais. Com dados em tempo real ao alcance, as organizações podem tomar decisões informadas sobre:

• Necessidades de contratação e custos de trabalho
• Gestão de desempenho dos colaboradores e produtividade
• Oportunidades de treinamento e desenvolvimento
• Compliance com as leis trabalhistas estaduais e federais
• Oportunidades específicas do setor

Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

A falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional pode impactar significativamente o bem estar e os níveis de produtividade dos colaboradores, podendo levar ao burnout, uma condição definida pela Organização Mundial da Saúde como um "fenômeno ocupacional". A gestão de capital humano reduzirá o risco de burnout ao fornecer aos gestores as ferramentas para oferecer opções flexíveis de escalas de pessoal e oportunidades de trabalho remoto ou implementar ferramentas de autoatendimento para que os colaboradores possam gerenciar suas escalas.

Atendimento ao cliente excepcional

O planejamento da força de trabalho inteligente reforça significativamente a capacidade de uma empresa de atender à demanda dos clientes e garantir a satisfação deles. Alinhar as escalas da equipe às necessidades previstas dos clientes permitirá que as empresas tenham equipe completa nos horários de pico, garantindo um atendimento rápido e eficaz. Além disso, os sistemas de gestão da força de trabalho coletam e analisam dados relevantes às interações com clientes, fornecendo insights valiosos que orientam as empresas a alcançar suas metas estratégicas.

Quais são os desafios da gestão da força de trabalho?

As equipes de Recursos Humanos poderão enfrentar alguns problemas ao tentar estabelecer estratégias bem-sucedidas de gestão da força de trabalho. Aqui estão alguns desafios comuns que surgem no ambiente de trabalho moderno:

Falta de trabalhadores qualificados

Você não pode gerenciar sua força de trabalho sem trabalhadores, mas a escassez no mercado de trabalho tornou cada vez mais difícil para os empregadores encontrar colaboradores qualificados para integrar suas equipes. Atualmente, os EUA têm 9,5 milhões de vagas de emprego, mas apenas 6,5 milhões de pessoas desempregadas. O déficit é parcialmente causado por mais mulheres ficarem em casa para cuidar de dependentes e por um número crescente de pessoas se aposentarem mais cedo. Mas esse déficit desafia os empregadores a otimizar sua força de trabalho sem o número de colaboradores ou as competências de que precisam.

Incluindo contratados e freelancers

A economia de subempregos americana está crescendo exponencialmente. A pesquisa da Statista revela que havia 57,3 milhões de trabalhadores nos EUA em 2017, projeção que deve crescer para 86,5 milhões em 2027, representando mais da metade da força de trabalho.

Para os empregadores, isso significa o desafio de rastrear e gerenciar com precisão esses trabalhadores, que frequentemente trabalham de forma remota ou com horários flexíveis. As ferramentas de gestão da força de trabalho devem ser capazes de rastrear tanto a mão-de-obra permanente quanto a contingente para fornecer uma visão abrangente das operações do negócio.

Adaptação às mudanças das leis trabalhistas

As leis e regulamentações trabalhistas estão em constante evolução, representando um desafio significativo para os empregadores que tentam manter a conformidade. Por exemplo, o salário mínimo varia significativamente de acordo com o local e o ano. Como o compliance é obrigatório, as equipes de RH devem manter-se atualizadas sobre essas mudanças e garantir que as estratégias de folha de pagamento e gestão de recursos humanos estejam atualizadas para evitar possíveis processos ou multas.

Gestão de forças de trabalho remotas e globais

Embora algumas empresas tenham implementado medidas de retorno ao escritório nos anos após a pandemia, a preferência pelo trabalho remoto continua forte. O relatório State of Remote Work da Buffer revela que 98% dos entrevistados da pesquisa desejam continuar trabalhando remotamente, pelo menos parte do tempo, pelo resto de suas carreiras.

As empresas devem considerar como gerenciar efetivamente forças de trabalho remotas ou globais, o que pode exigir estratégias diferentes de escalonamento de colaboradores, ferramentas de comunicação e políticas de RH. Empresas com presença global também precisam lidar com diferentes padrões culturais e leis trabalhistas em cada país onde atuam.

Integração da gestão da força de trabalho com outros sistemas de negócios

A gestão da força de trabalho é apenas parte de um ecossistema mais amplo de sistemas de gestão de RH e de negócios. Para aproveitar ao máximo sua solução, talvez você deseje integrá-la com outras plataformas, como sistemas contábeis ou HRIS (Sistema de Gestão de RH). Essas integrações permitem que os dados fluam perfeitamente entre sistemas, eliminam a duplicação de dados e fornecem uma visão mais abrangente dos padrões de trabalho dos colaboradores e das operações do negócio. No entanto, integrar sistemas legados pode ser complexo e exigir suporte técnico adicional ou recursos para manutenção.

Dimensionamento da gestão da força de trabalho de acordo com as necessidades e o porte da sua empresa

Conforme as organizações crescem e mudam, as necessidades da sua força de trabalho também podem evoluir. Por exemplo, uma pequena empresa com menos de 100 colaboradores pode precisar apenas de um acompanhamento básico do ponto e assiduidade, enquanto uma organização maior com milhares de trabalhadores pode precisar de recursos de planejamento de escalas mais avançados ou ferramentas de compliance. É importante que as empresas avaliem regularmente seus sistemas de gestão da força de trabalho e garantam que sejam escalonáveis e flexíveis o suficiente para se adaptar às necessidades em constante mudança.

Como escolher um software de gestão da força de trabalho

Uma solução de gestão da força de trabalho de qualidade economizará tempo, reduzirá erros humanos e cortará drasticamente os custos operacionais do seu negócio. Ao escolher um software de gestão da força de trabalho, você deverá considerar os seguintes fatores ao avaliar diferentes fornecedores:

Orçamento

Considere o modelo de precificação das soluções de software nas quais você está interessado. Alguns fornecedores baseiam sua precificação no número de usuários ou em uma taxa de assinatura mensal. Outros oferecerão uma taxa de licença única e custos anuais de manutenção. Entenda claramente o custo total de propriedade antes de tomar sua decisão, incluindo quaisquer taxas de configuração. Não se esqueça de incluir eventuais economias decorrentes do aumento da eficiência e da redução dos custos administrativos ao avaliar seu orçamento.

Principais recursos

Crie uma lista reduzida dos principais recursos que você deseja e espera do seu sistema de gestão da força de trabalho. Isso pode incluir acompanhamento de ponto e assiduidade, recursos de planejamento de escalas, ferramentas de relatório, recursos de compliance e opções de autoatendimento do colaborador. Identifique quais recursos indispensáveis são inegociáveis para as operações do seu negócio. Como prática recomendada, você deve antecipar a atualização regular da sua tecnologia de gestão da força de trabalho para ter acesso a recursos e funcionalidades de próxima geração que atendam às necessidades do seu negócio em evolução.

Capacidades de integração

Determine quais sistemas você precisa que sua solução integre. Isso pode incluir plataformas de folha de pagamento, HRIS (Sistema de Gestão de RH) ou ERP. Escolher um fornecedor que ofereça integrações prontas com sistemas de negócios geralmente usados pode economizar tempo e recursos a longo prazo. Também é importante considerar o quão bem o software se integra aos processos e fluxos de trabalho internos já existentes na organização.

Escalabilidade

Garanta que a solução escolhida possa escalonar com a organização e se adaptar ao crescimento futuro ou a mudanças nos requisitos do negócio. Isso pode incluir recursos como planejamento de escalas em vários locais, ferramentas de comunicação em tempo real para colaboradores e recursos de compliance para expansão em novos mercados ou setores.

Suporte e treinamento ao fornecedor

Enquanto um fornecedor pode oferecer um conjunto robusto de recursos, também é importante considerar a facilidade de uso do software para sua equipe. Uma interface complicada ou confusa pode levar a baixas taxas de adoção e prejudicar a eficácia da solução. Portanto, sempre vale a pena considerar a experiência do usuário ao escolher um fornecedor.

Considere consultar plataformas de terceiros como G2 e TrustRadius para saber como outras empresas avaliaram determinado software. Avalie categorias como facilidade de uso, facilidade de configuração e qualidade do suporte para aprofundar-se em casos específicos.

Obtenha uma gestão da força de trabalho superior com a UKG

O UKG Pro Workforce Management transforma o complexo desafio da gestão da força de trabalho em um ativo estratégico para empresas com necessidades de trabalho globais e específicas por setor. Nossa plataforma recebeu uma nota de 4,2 de 5 pela comunidade de software G2, com uma avaliação cinco estrelas descrevendo-a como uma “Joia na gestão da força de trabalho”.

Confira o que você pode esperar da nossa solução de gestão da força de trabalho centrada em pessoas:

• Planejamento estratégico da força de trabalho para prever com precisão as necessidades de pessoal
• Sistema de controle de ponto
• Recomendações de planejamento de escalas com tecnologia de IA
• Compliance com os mais recentes regulamentos governamentais e do setor
• Analíticos para impulsionar decisões melhores e mais rápidas
• Integração com os sistemas da sua empresa

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