Software de gestão da força de trabalho: o que é e como pode ajudar o seu negócio
Obtenha uma vantagem competitiva enquanto melhora a experiência dos colaboradores
No passado, o conceito de gestão da força de trabalho girava em torno de melhorar a eficiência operacional de uma empresa. Hoje, o escopo ampliou significativamente. A gestão da força de trabalho não apenas otimiza os processos de negócios, mas também se concentra em construir uma organização que coloca as pessoas em primeiro lugar.
Uma solução moderna de gestão da força de trabalho equilibra habilidosamente a excelência operacional com a capacitação dos colaboradores — e as principais empresas de software de gestão da força de trabalho atuais se comprometeram a enfrentar esse desafio.
Neste artigo, exploraremos o que é o software de gestão da força de trabalho, como ele pode beneficiar as empresas modernas e dicas sobre como você pode introduzir com sucesso essa solução inovadora na sua empresa. Confira como a tecnologia certa pode ajudar sua organização a construir um ambiente de trabalho centrado no colaborador e, ao mesmo tempo, alcançar resultados positivos para o negócio.
O que é software de gestão da força de trabalho?
Software de gestão da força de trabalho é uma solução projetada para simplificar e otimizar a forma como uma organização gerencia sua força de trabalho. Normalmente, o software de gestão da força de trabalho supervisiona três áreas principais:
- Controle de horas e trabalho, ou seja, planejamento de escalas de colaboradores e sistema de controle de ponto
- Gestão de ausências, ou seja, gerenciamento de solicitações de folga e licenças dos colaboradores
- Saúde e segurança da força de trabalho, ou seja, garantir o compliance e a produtividade no local de trabalho
Juntas, essas funções capacitam as empresas a garantir que o talento certo seja alocado no cargo certo, no momento certo — e pelo custo adequado. Este software permite às empresas alocar recursos de forma eficiente, garantir o compliance com as normas trabalhistas, minimizar os custos do trabalho e aumentar a produtividade geral.
Qual é o ROI de um sistema de gestão da força de trabalho?
Embora o software de gestão da força de trabalho possa ser caro, ele se paga rapidamente. De fato, a empresa de pesquisa Nucleus Research determinou que a gestão da força de trabalho gera US$ 12,24 para cada dólar gasto, com um período médio de retorno de pouco menor que cinco meses.
Quais são os principais benefícios do software que geram o maior ROI? Otimização da força de trabalho, autoatendimento do gestor/colaborador, automação do planejamento de escalas e redução da rotatividade de colaboradores. Juntas, esses fatores de impacto ajudam as empresas a obter economias de custo significativas, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência operacional geral, levando em última instância a uma vantagem competitiva substancial no dinâmico cenário empresarial atual.
O que é uma solução de gestão da força de trabalho total?
Ambientes de trabalho modernos são diferentes daqueles do passado. Nem todos os colaboradores trabalham em tempo integral ou parcial, e muitas organizações dependem cada vez mais de freelancers, prestadores de serviços e terceirizados para fazer negócios. Embora uma solução de gestão da força de trabalho seja normalmente projetada para acomodar colaboradores em tempo integral e parcial, sistemas de gestão da força de trabalho total também englobam colaboradores contingentes. Se o seu negócio depende desses tipos de colaboradores, você precisa explorar um sistema de gestão da força de trabalho total que permita gerenciar todo o seu talento a partir de um único sistema.
Soluções de gestão da força de trabalho vs. software de gestão de capital humano
Embora a gestão da força de trabalho e a gestão de capital humano sejam usadas de forma intercambiável, há algumas diferenças sutis entre os dois termos. Em um nível muito alto, a gestão de capital humano tem como objetivo maximizar estrategicamente o valor e o potencial dos colaboradores, enquanto a gestão da força de trabalho se concentra principalmente em aumentar a produtividade e a eficiência operacional.
Aqui está uma visão ainda mais detalhada de como a gestão da força de trabalho e gestão de capital humano diferem:
Soluções de gestão da força de trabalho
- Otimizar as operações da força de trabalho para cumprir metas e objetivos operacionais de curto prazo
- Garantir alocação eficiente de recursos empresariais com base em fatores como planejamento de escalas de colaboradores, rastreamento de horário e previsão de mão-de-obra
- Minimizar os custos do trabalho, reduzir ineficiências organizacionais e aumentar a produtividade por meio de um planejamento da força de trabalho eficaz
- Priorizar a eficiência operacional e o compliance com as normas trabalhistas para manter operações empresariais sem contratempos
Soluções de gestão de capital humano
- Foco em construir uma cultura empresarial que atraia, desenvolva e retenha colaboradores
- Maximizar o potencial e o desempenho do colaborador investindo em engajamento, satisfação e desenvolvimento profissional
- Gerenciar o talento por meio de processos como avaliações de desempenho, aprendizagem, desenvolvimento e plano de sucessão
- Alinhar as estratégias de RH com os objetivos gerais do negócio para garantir o sucesso organizacional
Your business doesn’t need to choose one or the other. You can actually leverage WFM and HCM together to build a holistic people strategy that can improve operational efficiency, boost employee engagement, and drive better business outcomes.
Sua empresa não precisa escolher uma coisa ou outra. Na verdade, você pode aproveitar a gestão da força de trabalho e gestão de capital humano juntas para construir uma estratégia de pessoas holística que pode melhorar a eficiência operacional, aumentar o engajamento do colaborador e gerar melhores resultados para o negócio.
Quais são os benefícios das ferramentas de gestão da força de trabalho?
Desde capacitar os colaboradores com recursos de autoatendimento até fornecer às equipes de RH insights orientados por dados, o software de gestão da força de trabalho revoluciona a forma como as organizações gerenciam seu ativo mais valioso: suas pessoas. Se você está em dúvida sobre se um sistema de gestão da força de trabalho é adequado para o seu negócio, aqui estão algumas maneiras pelas quais ele pode otimizar as operações do local de trabalho, aumentar a eficiência organizacional e beneficiar o negócio:
1. Aumentar a produtividade e a eficiência
Soluções de gestão da força de trabalho podem simplificar os processos operacionais, levando a um aumento da produtividade e da eficiência. Automatizar tarefas como planejamento de escalas e controle de ponto pode reduzir o trabalho manual e diminuir o tempo que os colaboradores passam em atividades administrativas, permitindo que eles se concentrem em tarefas e projetos mais estratégicos. O software de gestão da força de trabalho também pode ajudar a melhorar a comunicação organizacional e a colaboração entre colaboradores e equipes, fornecendo plataformas centralizadas para compartilhar informações, atualizações e feedback.
2. Antecipar necessidades de pessoal
Usando dados passados e análise preditiva, o software de gestão da força de trabalho pode ajudar a antecipar mudanças nas necessidades de pessoal. Isso permite que sua empresa tome decisões informadas sobre contratação e orçamento, além de realocar estrategicamente talentos entre localidades para atender às demandas de pessoal flutuantes. Dessa forma, sua empresa pode manter os níveis de produtividade para que você continue a atender e encantar os clientes.
3. Reduzir custos
Melhorar a eficiência no local de trabalho pode significar mais economia para o seu negócio. Automatizar tarefas manuais, alocar recursos de forma mais eficaz, rastrear os horários dos colaboradores, tomar decisões de planejamento de escalas mais informadas e evitar pagamento de horas extras — essas são algumas das maneiras pelas quais as ferramentas de gestão da força de trabalho podem ajudar você a gerenciar melhor os custos operacionais do negócio e maximizar o retorno sobre o investimento.
4. Melhorar a satisfação dos colaboradores
O software de gestão da força de trabalho ajuda as empresas a atender melhor às necessidades dos colaboradores. Os colaboradores podem facilmente solicitar folgas ou trocar de turno usando recursos de autoatendimento, oferecendo maior controle sobre suas escalas, ao mesmo tempo em que garante que as necessidades de pessoal do negócio sejam atendidas. Dar autonomia e senso de responsabilidade aos colaboradores sobre suas funções pode melhorar o moral, o engajamento e a satisfação no trabalho.
5. Capacitar o autoatendimento do colaborador e do gestor
No mesmo sentido, as ferramentas de gestão da força de trabalho podem ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade gerais dos colaboradores e gestores.
- Para colaboradores: os colaboradores podem facilmente registrar entrada/saída, trocar turnos com um colega e solicitar folga a partir de seu dispositivo preferido. Essa flexibilidade permite que os colaboradores gerenciem suas escalas de forma mais eficiente, liberando tempo para tarefas e projetos estratégicos.
- Para gestores: o software de gestão da força de trabalho pode oferecer aos líderes de pessoas acesso a dados e análises em tempo real para ajudar a orientar seus processos de tomada de decisão. Com ferramentas para planejamento de escalas, gestão de desempenho e gestão de compliance, os gestores podem tomar decisões informadas e oportunas sobre como maximizar o potencial da equipe. Com as ferramentas certas, os colaboradores e gestores podem usar o autoatendimento e resolver proativamente suas necessidades por conta própria. Isso pode liberar tempo e recursos da equipe de RH, oferecendo mais tempo no dia para se concentrarem em iniciativas estratégicas de pessoas.
6. Simplificar os processos de RH
Ao automatizar tarefas e processos repetitivos de RH, as ferramentas de gestão da força de trabalho reduzirão o ônus administrativo das equipes de RH. Desde o envio automático de folhas de ponto para a folha de pagamento até o acompanhamento de horas extras, o software de gestão da força de trabalho simplifica fluxos de trabalho, minimiza erros manuais e pode até ajudar a manter a empresa em compliance.
7. Permitir a tomada de decisões com base em dados
O software de gestão da força de trabalho fornece insights valiosos sobre a força de trabalho, capacitando sua empresa a analisar dados passados, identificar tendências e ser mais estratégica na forma como aproveita os colaboradores e os recursos da empresa. Essas soluções frequentemente possuem painéis de relatórios robustos com métricas-chave de desempenho, como assiduidade, produtividade e custo do trabalho, ajudando você a ver o que está funcionando, identificar áreas para melhoria e tomar medidas para garantir que a empresa e os colaboradores tenham o que precisam para ter sucesso.
8. Criar um local de trabalho mais seguro
Por fim, o software de gestão da força de trabalho pode ajudar as empresas a gerenciar e monitorar proativamente a segurança no local de trabalho. Usando ferramentas de L&D, as empresas podem emitir e acompanhar o progresso de treinamento dos colaboradores e garantir que cada indivíduo tenha assistido e concluído certificações de compliance essenciais. Recursos precisos de rastreamento de horários e controle de presença também podem garantir que os colaboradores estejam cumprindo suas escalas e fazendo pausas adequadas, reduzindo o risco de incidentes relacionados à fadiga e assegurando o compliance com leis trabalhistas e normas de segurança. Claro que os relatórios na própria plataforma também podem ajudar as empresas a rastrear incidentes, implementar medidas preventivas para melhorar a segurança no local de trabalho e evitar que acidentes semelhantes voltem a ocorrer no futuro.
Práticas recomendadas para implementar com sucesso ferramentas de gestão da força de trabalho
Se você decidiu que um sistema de gestão da força de trabalho é adequado para o seu negócio, há algumas coisas a lembrar para aproveitar ao máximo sua compra de software. Para maximizar o ROI, aqui estão algumas coisas a ter em mente ao iniciar sua busca por fornecedores:
1. Defina objetivos e metas claros
Uma das primeiras e mais cruciais etapas na avaliação de software de gestão da força de trabalho é estabelecer metas claras sobre o que seu negócio espera alcançar com uma nova solução. Isso envolve identificar os desafios e pontos problemáticos específicos dentro dos processos atuais que você pretende resolver. Seja para melhorar a eficiência do planejamento de escalas, reduzir os custos do trabalho ou aumentar o engajamento do colaborador, ter objetivos bem definidos ajudará a orientar o processo de avaliação e garantirá que o software que você escolher seja bem projetado para atender às necessidades específicas do negócio.
2. Envolva as partes interessadas e os usuários finais no processo de seleção
Para garantir que sua solução de gestão da força de trabalho atenda às necessidades e expectativas de toda a organização, inclua as principais partes interessadas e os usuários finais no processo de seleção do software. Ao envolver profissionais de RH, gestores e até os colaboradores nas fases de avaliação e testes da sua busca, você poderá obter insights valiosos sobre a usabilidade, a funcionalidade e o impacto potencial do software nas operações diárias. Essa abordagem colaborativa não só garante o apoio interno, como também ajuda a identificar quaisquer problemas ou preocupações potenciais desde o início, permitindo que você tome uma decisão informada sobre o software futuro e prepare sua empresa para um processo de implementação mais tranquilo.
3. Forneça treinamento abrangente e suporte contínuo
As novas ferramentas de gestão da força de trabalho só poderão ser eficazes se seus colaboradores realmente as utilizarem. Para garantir a adoção e utilização contínuas, realize sessões de treinamento abrangentes e forneça documentos de autoatendimento para ajudar os colaboradores a navegar pelo novo sistema e suas ferramentas.
Para obter melhores resultados, tente elaborar diferentes programas de treinamento para coortes de colaboradores com base nas necessidades (como treinamentos específicos para novos contratados, gestores estreantes etc.) para ajudar a facilitar a transição e maximizar os benefícios do novo sistema. Algumas empresas também optam por adotar uma abordagem faseada para a implementação da solução de gestão da força de trabalho, ou seja, espaçam o lançamento de cada ferramenta em vez de revelar todas de uma só vez. Isso dá aos colaboradores tempo para aprender e se acostumar com o sistema sem sobrecarregá los.
4. Monitore o desempenho e bosque feedback para melhoria contínua
O trabalho não termina após a implementação. Monitore continuamente o desempenho da solução para acompanhar tendências em métricas-chave de desempenho, como eficiência de planejamento de escalas, custo do trabalho e níveis de engajamento do colaborador. Isso pode ajudar você a entender como o negócio está se saindo e se você precisa tomar medidas para melhorar os resultados.
Busque feedback regularmente dos colaboradores para identificar quaisquer áreas de melhoria. Como usuários finais, eles podem oferecer insights úteis sobre como melhorar o uso ou a eficácia do software, seja introduzindo uma nova ferramenta ou oferecendo mais programas de treinamento para aumentar a adoção.
Gerenciamento da força de trabalho com a UKG
Seu negócio depende de processos essenciais como controle de ponto e escalas, administração da folha de pagamento e gestão de licenças para operar de forma eficiente. Embora esses possam não ser os aspectos mais glamourosos do RH, são fundamentais para o sucesso do negócio.
Felizmente, o software de gestão da força de trabalho pode automatizar essas funções e reduzir significativamente o ônus administrativo. Isso permite que a equipe de RH racionalize as operações e libere tempo para se concentrar em trabalhos mais significativos e em iniciativas estratégicas.
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