Compliance com RH que mantém você à frente dos riscos

O compliance com RH nunca para, e você também não deveria. Conforme as regras continuam a mudar, os riscos continuam a aumentar. Para se manter à frente, é necessário aplicar o entendimento da força de trabalho com estratégias inteligentes que orientam sua jornada de compliance através da folha de pagamento, benefícios, segurança no local de trabalho e muito mais. Porque proteger sua organização significa proteger as pessoas.

Gestão de compliance com RH — o que deve incluir?

Muito esforço é necessário para garantir compliance de RH, começando pelas seguintes áreas principais:

• Compliance jurídico: acompanhe o compliance com as leis trabalhistas locais, nacionais e internacionais, incluindo regulamentações de salário e jornada de trabalho, requisitos de benefícios, leis antidiscriminação e padrões de segurança no local de trabalho.
• Desenvolvimento de políticas: crie, atualize e comunique políticas claras que refletem a legislação atual, os valores da empresa e as melhores práticas do setor, para que os colaboradores saibam quais são os deveres e direitos.
• Treinamento e educação: ofereça treinamento de compliance para equipes de RH, gestores e colaboradores, desde medidas antiassédio até privacidade de dados.
• Manutenção de registros e documentação: mantenha registros precisos e organizados de contratações, folha de pagamento, benefícios, desempenho e ações disciplinares em conformidade com os requisitos jurídicos e de auditoria locais.
• Gerenciamento de risco: identifique e aborde possíveis lacunas de compliance e implemente processos para resolvê-las antes que se tornem problemas onerosos.

Os 6 principais motivos para adotar uma solução moderna de gestão de compliance com RH

O compliance com RH é obrigatório, proporcionando os seguintes benefícios inegociáveis. Depois de conhecer todos os detalhes, você estará pronto para:

1. Reduza os riscos jurídicos e financeiros: manter-se em conformidade evita multas dispendiosas, processos judiciais e danos à reputação.
2. Manter a empresa pronta para auditoria: uma boa manutenção de registros e processos atualizados significam menos surpresas quando chega a temporada de auditoria.
3. Suporte ao crescimento de longo prazo: uma base sólida de compliance permite que a empresa cresça com confiança, sabendo que os aspectos básicos estão cobertos.
4. Construir confiança e equidade: quando você aplica as políticas de forma consistente, os colaboradores se sentem mais seguros e respeitados. Organizações com alta confiança relatam 70% menos estresse, 106% mais energia no trabalho e 50% maior produtividade, de acordo com o neurocientista Paul Zak.
5. Melhorar a contratação e retenção: um ambiente de trabalho em conformidade e bem administrado é mais atrativo para talentos de alto nível e mais propenso a mantê-los.
6. Fortaleça a cultura da empresa: tratamento justo, expectativas claras e condições de trabalho seguras criam um ambiente mais saudável e inclusivo.

Como a compliance com RH agrega valor a uma organização?

Compliance com RH facilita as operações para todos, e isso é bom para os negócios. Quando uma empresa entende sua força de trabalho e lida adequadamente com suas questões, ela gera confiança. Essa confiança ajuda a atrair e reter bons colaboradores, proteger a empresa de problemas jurídicos e apoiar uma cultura positiva onde as pessoas podem fazer seu melhor trabalho.

Quais são as principais leis de compliance que devo conhecer?

O compliance com RH aborda uma grande variedade de leis trabalhistas que dependem da região, mas muitas se concentram nas mesmas áreas principais: remuneração justa, condições de trabalho seguras, igualdade de oportunidades e tratamento adequado dos dados dos colaboradores. Aqui estão alguns exemplos importantes de todo o mundo.

Remuneração e horários

Desde as leis nacionais de salário mínimo até as regras locais de horas extras, a remuneração é uma das áreas mais regulamentadas de RH. Nos EUA, a Lei de Normas Justas de Trabalho (FLSA) estabelece um piso federal, mas Estados como a Califórnia e Nova York têm salários mínimos mais altos e regras de horas extras mais rigorosas. No Canadá, as leis salariais variam por província (por exemplo, Lei de Normas de Emprego de Ontário). O sistema de Premiação Moderna da Austrália define diferentes taxas de pagamento por setor e cargo.

Direitos a licenças

As leis de licença diferem não apenas entre os países, mas dentro deles. Os EUA têm a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), mas alguns estados como Massachusetts (Licença Médica e Familiar Remunerada) ou Califórnia (CFRA) oferecem licença remunerada adicional. No Canadá, cada província, como British Columbia, tem suas próprias regras para licença médica, férias e licença parental. O Reino Unido e a Austrália geralmente lidam com as folgas e licenças em nível nacional, mas oferecem variações para feriados públicos regionais.

Segurança no local de trabalho

Leis de segurança existem globalmente, mas a aplicação frequentemente ocorre localmente. Nos EUA, a OSHA define padrões nacionais, mas estados como a Califórnia (Cal/OSHA) operam seus próprios programas mais rigorosos. Na Austrália, cada Estado (por exemplo, New South Wales está sob a regulamentação do SafeWork NSW) tem sua própria agência de segurança no local de trabalho, de acordo com a Lei Nacional de Saúde e Segurança no Trabalho. Da mesma forma, no Canadá, a segurança no local de trabalho é supervisionada em nível provincial. Por exemplo, a WorkSafeBC na British Columbia.

Não discriminação e igualdade de oportunidades

Leis nacionais como o Title VII (EUA) ou a Lei de Igualdade (Reino Unido) estabelecem a base, mas muitas leis locais vão além. Nos EUA, a Lei de Direitos Humanos da Cidade de Nova York e as Ordenanças de São Francisco oferecem proteções mais amplas que a lei federal. A Carta de Direitos Humanos e Liberdades de Quebec adiciona proteções únicas além dos padrões federais canadenses.

Classificação do colaborador

Classificar incorretamente os terceiros como colaboradores pode ter consequências graves, e as regras variam por região. Nos Estados Unidos, o AB5 da Califórnia estabeleceu critérios rigorosos para classificar terceiros/contratados independentes. Austrália e Reino Unido também avaliam a classificação de maneira diferente por região e jurisprudência, e no Canadá, províncias como Alberta definem o status de contratado/terceiro segundo seus próprios códigos trabalhistas.

Regras de rescisão e redundância

Em jurisdições de "livre-demissão", como na maioria dos Estados dos EUA, as rescisões podem ser rápidas, mas não sem risco. Estados como Montana exigem justa causa para rescisão após um período probatório. No Canadá, organizações em Quebec e Ontário devem pagar indenização pela rescisão sob determinadas condições. A Austrália exige períodos de aviso prévio e pagamentos por rescisão, e alguns acordos empresariais variam por Estado.

Proteção de dados

As leis de privacidade globais impactam profundamente as operações de RH. O RGPD da União Européia se aplica em todos os Estados membros, enquanto o CCPA da Califórnia e o CDPA da Virgínia introduzem requisitos regionais nos EUA. O PIPEDA federal do Canadá se aplica fora de Quebec, que impõe sua própria lei de privacidade (Lei 25, anteriormente Projeto de Lei 64). A LGPD do Brasil também merece destaque para multinacionais.

Como o RH cumpre leis e regulamentações trabalhistas?

A compliance com RH só funciona quando é contínua. As equipes de RH se mantém atualizadas ao implementar os sistemas e as pessoas certas. Para alguns, isso pode significar ter um especialista interno em compliance ou trabalhar com consultores jurídicos externos que conhecem as leis em constante mudança.

Muitas equipes de RH também dependem de ferramentas e software como UKG, que enviam alertas sobre prazos importantes ou atualizações jurídicas, como mudanças no salário mínimo ou novos requisitos de treinamento. Dessa forma, Alli Baxter, Diretor de Recursos Humanos, Bulloch County Schools relata:

“Nossa compliance está 100% melhor agora. Em termos de compliance, estamos muito à frente de qualquer estágio anterior.”

Auditorias regulares, treinamento de colaboradores e políticas internas claras também o mantêm em conformidade. É fundamental incorporar a conformidade nos processos do cotidiano, para que se torne parte da operação do negócio.

Quais passos o RH pode seguir para desenvolver um sistema eficaz de gestão de compliance?

Aqui estão algumas medidas práticas que o RH pode adotar para construir um sistema de compliance sólido.

• Atribuir responsabilidade: seja um responsável dedicado à compliance ou uma pequena equipe, alguém precisa assumir essa função.
• Manter-se informado: conheça as leis e regulamentações mais atuais usando fontes confiáveis, assessores jurídicos ou software de RH.
• Criar políticas claras: escreva as regras em uma linguagem clara para que todos saibam o que é esperado.
• Treinar as pessoas regularmente: certifique-se de que colaboradores e gerentes compreendam as políticas e saibam o que fazer.
• Utilizar ferramentas que ajudam: crie lembretes, listas de verificação ou software para monitorar prazos e documentar tudo corretamente.
• Revisar e melhorar: verifique o que está funcionando (ou não) e faça atualizações conforme necessário.

Quais são os erros comuns de compliance com RH para evitar?

Nós entendemos. Com outras prioridades em foco, o compliance pode não ser sua principal tarefa. Mas ignorar, mesmo que sem querer, poderá gerar grandes problemas no futuro. Aqui estão alguns erros comuns a serem evitados.

• Deixar políticas desatualizadas: leis mudam. Portanto, se o seu manual não foi revisado há algum tempo, algo importante poderá estar faltando.
• Perder prazos de treinamento: ignorar treinamentos obrigatórios, como prevenção de assédio ou segurança, poderá deixar os colaboradores despreparados e a empresa vulnerável.
• Gerenciamento inadequado de registros: arquivos incompletos ou desorganizados podem causar problemas durante auditorias ou disputas jurídicas.
• Aplicação inconsistente: se você não aplicar as políticas de forma igualitária, isso poderá levar a riscos jurídicos e prejudicar a confiança da sua força de trabalho.

Melhores práticas recomendadas para o treinamento de compliance

As regras mudam rapidamente, às vezes da noite para o dia. Portanto, o RH precisa de um meio para manter-se atualizado com as últimas obrigações de compliance, seguindo estas práticas recomendadas:

• Estabeleça sistemas escalonáveis: utilize processos e ferramentas que cresçam com sua empresa, desde o acompanhamento de políticas até o registro automático de ações relacionadas ao compliance.
• Reforce comportamentos: o treinamento formal é apenas o começo. Dê sequência com lembretes, discussões em equipe e exemplos reais para mostrar às pessoas como aplicar o conhecimento.
• Monitore e ajuste em tempo real: não espere a revisão anual. Acompanhe as questões de compliance à medida que ocorrem e adapte-se rapidamente quando algo não estiver funcionando.
• Torne o compliance visível para a liderança: transforme dados em insights, usando relatórios para mostrar tendências, identificar riscos e manter o compliance na agenda executiva.
• Crie canais seguros para feedback e denúncias: facilite e garanta a segurança para que os colaboradores falem sobre preocupações de compliance, de forma anônima se necessário, e mostre que você leva as questões a sério.

Quais são as responsabilidades do RH em relação à conformidade com as leis trabalhistas?

O RH é a espinha dorsal do compliance com as leis trabalhistas. Você estará presente durante todo o ciclo de vida do colaborador, desde a integração até o desligamento, garantindo que todos os formulários sejam preenchidos, todas as caixas marcadas e todas as políticas atualizadas. Você vai lidar com alguns processos confidenciais, como reclamações e auditorias, mas todos têm o objetivo de proteger a organização e a força de trabalho.

Qual é o papel da tecnologia para atender as demandas de compliance?

A tecnologia não substitui o bom julgamento de RH, mas torna o compliance muito mais fácil de gerenciar. Desde lembretes automáticos sobre prazos de treinamento até sistemas que rastreiam atualizações de políticas ou mudanças na legislação trabalhista, a tecnologia ajuda as equipes de RH a se anteciparem sem ficarem sobrecarregadas por tarefas manuais. Ela pode simplificar a manutenção de registros, sinalizar possíveis problemas antecipadamente e tornar as auditorias menos estressantes. O verdadeiro valor? Cria mais capacidade para que o RH se concentre nas pessoas, sabendo que os controles e equilíbrios adequados estão implementados nos bastidores.

Perguntas frequentes sobre compliance com RH